Vaste prijs afgesproken, maar meer uren gemaakt: hoe helpt een accountant in Hoofddorp?

U heeft een project aangenomen voor een vaste prijs. De offerte is akkoord, de werkzaamheden zijn duidelijk en de planning lijkt haalbaar. Toch kost de uitvoering meer tijd dan verwacht. De klant vraagt om een extra aanpassing, een medewerker moet iets herstellen en het overleg duurt langer.

Na afloop is de klant tevreden en wordt de factuur betaald. Maar heeft uw onderneming eigenlijk nog voldoende aan het project verdiend? Voor ondernemers die met vaste projectprijzen werken, is dat een belangrijke vraag.

Waarom zegt het factuurbedrag niet genoeg?

Een opdracht van € 6.000 kan aantrekkelijk lijken. Toch weet u pas wat deze oplevert wanneer u ook de bijbehorende kosten kent. Denk aan materialen, ingehuurde specialisten en de tijd die u en uw medewerkers aan het project besteden.

Vooral die uren blijven gemakkelijk buiten beeld. Een telefoontje tussendoor wordt niet genoteerd en een kleine aanpassing doet u er even bij. Afzonderlijk lijken zulke werkzaamheden beperkt, maar samen kunnen ze een flink deel van het beschikbare budget opslokken.

Een betaalde factuur vertelt dus dat het geld binnen is. Of de opdracht voldoende heeft opgeleverd, vraagt om een aparte berekening.

Wat doen vijftien extra uren met uw resultaat?

Stel dat u een project verkoopt voor € 6.000 exclusief btw. U begroot veertig uur werk tegen een intern kostentarief van € 60 per uur. Daarnaast verwacht u € 1.000 aan materiaal en externe kosten.

De begrote projectkosten bedragen dan € 3.400. Er blijft € 2.600 over om overige bedrijfskosten te dekken en winst te maken.

Tijdens de uitvoering blijken echter 55 uur nodig. Bij hetzelfde interne kostentarief stijgen de projectkosten naar € 4.300. Er blijft nog € 1.700 over. Door vijftien extra uren is het resterende bedrag met € 900 gedaald.

Dit voorbeeld laat zien waarom een relatief kleine overschrijding belangrijk kan zijn. Het factuurbedrag blijft gelijk, terwijl uw onderneming meer tijd aan de opdracht besteedt.

Welk uurtarief gebruikt u voor deze berekening?

Gebruik voor het berekenen van projectkosten een intern kostentarief. Uw commerciële uurtarief is het bedrag dat u aan klanten rekent en heeft een ander doel.

Leg vast welke kosten in het interne tarief zijn meegenomen. Zijn dat alleen personeelskosten, of ook een aandeel in huisvesting, software en andere bedrijfskosten? Dat bepaalt wat het bedrag dat overblijft precies betekent.

Neem ook uw eigen uren mee. Wanneer u als ondernemer een avond doorwerkt zonder die tijd te registreren, lijkt het project op papier aantrekkelijker dan het werkelijk was.

Hoe ontdekt u de overschrijding vóór de oplevering?

Wacht met vergelijken niet tot het project klaar is. Kies vooraf een controlemoment, bijvoorbeeld wanneer de helft van de begrote uren is gebruikt.

Bekijk dan hoeveel werk er daadwerkelijk af is. Zijn twintig van de veertig uur besteed, maar moeten de belangrijkste werkzaamheden nog beginnen? Dan kunt u de verwachte eindkosten opnieuw berekenen en onderzoeken waar het verschil ontstaat.

Misschien was de oorspronkelijke inschatting te laag. Misschien is de opdracht uitgebreid of kost de afstemming meer tijd. Iedere oorzaak vraagt om een andere aanpak.

Wat doet u met extra verzoeken van de klant?

Leg bij een aanvullend verzoek vast wat er verandert ten opzichte van de offerte. Benoem de extra werkzaamheden, de verwachte tijd en eventuele gevolgen voor de prijs of planning. Bespreek dit voordat u het uitvoert.

Ook wanneer u besluit iets kosteloos mee te nemen, is registratie nuttig. U ziet dan achteraf hoeveel tijd u bewust heeft weggegeven. Die informatie helpt bij het opstellen van een volgende offerte.

Van urenregistratie naar betere offertes

Vergelijk na afloop de begrote en werkelijke uren per onderdeel. Kost vooral het overleg structureel meer tijd? Of onderschat u telkens de afronding? Met die informatie kunt u gerichter begroten.

Wilt u beter begrijpen wat vasteprijsprojecten uw onderneming opleveren? Voli Finance ondersteunt ondernemers met financiële analyses en inzicht in hun cijfers. Meer informatie vindt u op de pagina accountant Hoofddorp. Zo krijgen uw volgende offertes een onderbouwing die aansluit op de praktijk.